Um dos momentos mais críticos na gestão de pessoas de uma pequena empresa é a admissão de um novo colaborador. É ali que erros simples — um documento faltando, um prazo perdido, um exame não realizado — podem virar dor de cabeça lá na frente, na forma de multas ou ações trabalhistas.
A boa notícia é que um processo de admissão bem organizado não é complicado. Ele só precisa ser feito com atenção e seguindo uma ordem lógica. Este checklist foi criado para guiar você do início ao fim, sem deixar nada passar.
Documentos que o novo colaborador deve entregar
Antes de qualquer coisa, você precisa coletar os documentos pessoais do novo funcionário. Guarde cópias físicas ou digitais de tudo — esses documentos são a base do prontuário do colaborador.
- RG e CPF — documentos de identificação básicos
- Carteira de Trabalho (CTPS) — física ou digital (pelo aplicativo Carteira de Trabalho Digital)
- PIS/PASEP — número de inscrição no programa social, necessário para o FGTS
- Comprovante de residência atualizado — emitido nos últimos 90 dias
- Comprovante de escolaridade — diploma, histórico ou declaração
- Certidão de nascimento ou casamento
- CPF e certidão de nascimento dos filhos — para salário-família e dependentes no IR
- Título de eleitor — obrigatório para brasileiros maiores de 18 anos
- Certificado de reservista — obrigatório para homens entre 18 e 45 anos
- Foto 3x4 recente
- Dados bancários — para depósito do salário
Dica: Crie uma pasta física ou digital com o nome do colaborador e já organize tudo por categoria. Isso facilita demais na hora de uma fiscalização ou de responder a uma ação trabalhista.
Obrigações da empresa na admissão
Além de coletar os documentos, a empresa tem responsabilidades próprias que precisam ser cumpridas dentro de prazos específicos:
- Assinar a Carteira de Trabalho — o prazo é de até 5 dias úteis após o início do trabalho
- Registrar no eSocial — a admissão precisa ser informada antes do início das atividades do colaborador
- Realizar o exame admissional — obrigatório pela NR-7, deve ser feito antes do primeiro dia de trabalho
- Abrir a conta vinculada do FGTS — feito automaticamente pelo registro no eSocial
- Assinar o contrato de trabalho — defina claramente cargo, salário, jornada e data de início
- Entregar e assinar o regulamento interno — se a empresa tiver um
- Cadastrar no plano de saúde e benefícios — se aplicável, respeite os prazos de carência e inclusão
O registro da admissão no eSocial deve ser feito antes do colaborador iniciar o trabalho. Registrar depois — mesmo que seja no mesmo dia — já configura infração e pode gerar multa. Não deixe pra última hora.
O exame admissional: por que ele é obrigatório?
O exame admissional é exigido pela NR-7 (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) e tem duas funções principais: atestar que o colaborador está apto para exercer a função e registrar o estado de saúde dele no momento da contratação.
Esse segundo ponto é especialmente importante para a empresa: qualquer doença ou condição preexistente que for identificada no exame admissional não poderá ser atribuída à empresa no futuro. Sem esse exame, você fica desprotegido em casos de doenças ocupacionais ou acidentes de trabalho.
O médico do trabalho responsável pelo exame emite o ASO — Atestado de Saúde Ocupacional, que precisa ser arquivado no prontuário do colaborador.
Contrato de trabalho: não pode ser genérico
Muitas pequenas empresas usam modelos de contrato baixados da internet sem adaptar ao cargo e à realidade da empresa. Isso é um risco real. O contrato precisa especificar claramente:
- Cargo e descrição das funções
- Salário e forma de pagamento
- Jornada de trabalho (horário e carga semanal)
- Data de início
- Local de trabalho
- Período de experiência, se for o caso (máximo 90 dias, podendo ser prorrogado uma vez)
Contrato de experiência: é uma ferramenta importante que muitas empresas não usam corretamente. Ele precisa ser assinado no início — não pode ser feito retroativamente — e dá à empresa a possibilidade de encerrar o vínculo ao final do período sem pagar multa do FGTS de 40%.
O que acontece se a admissão for feita errada?
As consequências de uma admissão mal feita podem aparecer logo ou só anos depois, quando o colaborador já foi embora. As mais comuns são:
- Multa por registro tardio na CTPS ou no eSocial
- Ação trabalhista por verbas não pagas ou mal calculadas
- Autuação do Ministério do Trabalho por falta de documentação
- Responsabilidade por doenças ocupacionais que poderiam ter sido afastadas com o ASO
A maioria desses problemas é 100% evitável com um processo de admissão bem estruturado. Se você não tem segurança para fazer isso sozinho ou não tem tempo, terceirizar essa etapa para uma consultoria de RH é o caminho mais seguro e econômico.
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